Какими бухгалтерскими операциями оформить возмещение коммунальных услуг арендатором, если арендодатель не наделен полномочиями администратора доходов?

ОТВЕТ
При ведении учета казенным учреждениям следует разграничивать операции по восстановлению кассовых расходов и операции по начислению новых доходов. В рассматриваемом случае оплата коммунальных расходов отражается на основании договора с поставщиком коммунальных услуг. В свою очередь, возмещение их стоимости ссудополучателем определяется договорными отношениями с ним.
Возврат оплаты текущего года от поставщика коммунальных услуг отражается в качестве восстановления кассовых расходов. Возмещение расходов от ссудополучателя – это новая операция, возникающая в соответствии с новыми основаниями. Соответственно, в качестве восстановления кассовой выплаты она рассматриваться не может, компенсация должна быть перечислена в доход бюджета. Зачет задолженности по этим двум договорам (с поставщиком услуг и ссудополучателем) противоречит требованиям бюджетного законодательства.
С 1 января 2018 года казенные учреждения должны применять пять федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций госсектора, в т.ч. стандарт "Аренда", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н (далее – СГС "Аренда").
Согласно абзацу второму п. 25 СГС "Аренда" доходы от возмещения коммунальных расходов признаются доходами текущего финансового периода в тех отчетных периодах, в которых они возникают. Эти доходы отражаются по факту предъявления пользователю имущества соответствующих требований - по предъявлению документа, содержащего сумму возмещения (счета, акта, иного документа-основания). Следовательно, в данном случае начисление доходов от возмещения ссудополучателем расходов по содержанию имущества можно отражать в учете на основании таких первичных документов как счет, акт об оказании услуг.
Доходы от компенсации затрат (расходов) по оплате коммунальных услуг, а также услуг по эксплуатации и хозяйственному обслуживанию переданного в безвозмездное пользованием имущества относятся на подстатью 135 "Доходы по условным арендным платежам" КОСГУ ( п. 3 разд . V указаний, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н).
Для учета расчетов по суммам доходов казенными учреждениями применяется счет 205 00 "Расчеты по доходам" ( п. 197 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н ). На счете 205 00 отражаются расчеты по суммам:
• доходов (поступлений), начисленных в момент возникновения требований к их плательщикам;
• поступивших от плательщиков предварительных оплат (обособленно, на специальном аналитическом счете).
Таким образом, указанная в вопросе хозяйственная операция отразится следующими бухгалтерскими записями:
1. Если учреждение не является администратором доходов бюджета.
Дебет КРБ 1 401 20 223 Кредит КРБ 1 302 23 730 – начислены коммунальные расходы ( п. 102 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н , далее – Инструкция № 162н);
Дебет КРБ 1 302 23 830 Кредит КРБ 1 304 05 223 – оплачены коммунальные расходы ( п. 102 Инструкции № 162н);
Дебет КДБ 1 205 35 560 Кредит КДБ 1 401 10 135 – начислен доход учреждения от возмещения коммунальных расходов на основании счета, акта, иного документа-основания, выставленного ссудополучателю (п. 78 Инструкции № 162н);
Дебет КДБ 1 304 04 135 Кредит КДБ 1 303 05 730 – направлено администратору доходов Извещение ( ф. 0504805 ) об ожидаемой сумме поступления от возмещения коммунальных расходов ( п. 109 Инструкция № 162н);
Дебет КРБ 1 303 05 830 Кредит КДБ 1 205 35 660 – поступили средства на л/с администратора доходов ( п.104 Инструкция № 162н).