1С:Документооборот 8 ПРОФ

Количество вопросов, отвеченных на Линии Консультаций
Количество вопросов, отвеченных на Линии Консультаций

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Использование программы "1С:Документооборот 8" позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" - преемник программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений.

Функциональные возможности

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами

"1С:Документооборот 8" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа

 

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации программы "1С:Документооборот 8" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.

Регистрация входящих и исходящих документов

 

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

  • автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
  • оповещение исполнителей,
  • поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
  • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Сканирование

 

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

Электронная почта

 

Любой документ или файл "1С:Документооборота 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.

Просмотр, редактирование и контроль версий

 

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8" обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли "Директор" и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

 

Преимущества использования решений на платформе "1С:Предприятие 8"

 

Прикладное решение "1С:Документооборот 8" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. Описание возможностей платформы "1С:Предприятия 8.2" представлено на сайте фирмы "1С"

"1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных. 

Порядок лицензирования и поставки

Программный продукт "1С:Документооборот 8" включает платформу "1С:Предприятие 8.2", прикладное решение (конфигурацию) "Документооборот", комплект документации, регистрационную карточку и лицензионное соглашение на использование программного продукта на одном рабочем месте, аппаратный ключ защиты, текущий выпуск информационно-технологического сопровождения (ИТС) и купон на оформление бесплатной полугодовой подписки на ИТС, ПИН-код для регистрации продукта на сайте поддержки пользователей, почтовый конверт для отправки регистрационной анкеты.

Документация по платформе включает следующие книги:

  • 1С:Предприятие 8.2. Руководство администратора;
  • 1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика (в двух частях);
  • 1С:Предприятие 8.2. Руководство пользователя.

Синтаксис встроенного языка и языка запросов представлен в книге "1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика" (в двух частях).

Описание объектной модели полностью включено в поставку в электронном виде (в разделах справки конфигуратора и Синтакс-Помощнике). Также описание объектной модели содержится в книге "1С:Предприятие 8.2. Описание встроенного языка" (в пяти частях), ее бумажный вариант можно приобрести отдельно.

Помимо документации по платформе, поставка продукта содержит документацию по прикладному решению - книгу "1С:Предприятие 8. Конфигурация "Документооборот". Редакция 1.0. Описание" (в одном экземпляре).

Зарегистрированные пользователи "1С:Предприятия 8" могут приобретать дополнительные экземпляры документации в соответствии с регламентом, описанным в информационном письме №8538 от 20.06.2008 года. Для приобретения документации необходимо обратиться к партнеру фирмы "1С" или непосредственно в фирму "1С".

Программный продукт "1С:Документооборот 8" обеспечивает работу прикладного решения на одном рабочем месте в один момент времени. Для работы на нескольких компьютерах необходимо наличие у пользователей клиентских лицензий "1С:Предприятия 8.

На рабочих местах, обеспеченных данными клиентскими лицензиями, могут использоваться любые правомерно приобретенные программные продукты системы "1С:Предприятие 8". Также для увеличения числа рабочих мест программы "1С:Документооборот 8" возможно использовать выпускавшиеся ранее дополнительные многопользовательские лицензии "1С:Предприятия 8.0" (см. информационные письма №2329 от 31.07.2003 года и №7033 от 09.07.2007 года).

Для использования прикладных решений в варианте "клиент-сервер" необходимо наличие у пользователей лицензии на сервер "1С:Предприятия 8" любой из версий 8.0, 8.1 или 8.2.

Обращаем внимание пользователей, что для увеличения рабочих мест программы "1С:Докуменооборот 8" можно использовать клиентские лицензии и лицензии на сервер, приобретенные ранее для других продуктов системы "1С:Предприятие 8".

Ознакомиться с порядком лицензирования программных продуктов системы "1С:Предприятие 8" также поможет документ "Ответы на типовые вопросы по лицензированию "1С:Предприятия 8", опубликованный на сайте фирмы "1С": http://v8.1c.ru/predpriyatie/questions_licence.htm.

Приобрести продукт "1С:Документооборот 8" и необходимые лицензии "1С:Предприятия 8" можно через партнеров-франчайзи фирмы "1С":http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp.

Сервисное обслуживание программных продуктов

Для программных продуктов системы "1С:Предприятие 8" предусмотрено обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС). В комплект поставки программного продукта входит диск ИТС текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Для получения сервисных услуг пользователю необходимо зарегистрировать купленный программный продукт в фирме "1С" и оформить бесплатную полугодовую подписку у продавшего коробку партнера по купону, входящему в комплект поставки программного продукта.

Сервисные услуги по линии ИТС включают:

  • услуги линии консультаций фирмы по телефону и электронной почте,
  • ежемесячное получение дисков ИТС, содержащих обновления программ и конфигураций, практические и методические рекомендации по работе с программами, уникальные справочники по основным налогам и сборам и многое другое (объем информации зависит от вида подписки);
  • получение обновлений программы и конфигураций на дисках ИТС и на сайте поддержки пользователей http://users.v8.1c.ru/;
  • доступ к материалам сайта поддержи пользователей http://users.v8.1c.ru/;

Подключение к сайту http://users.v8.1c.ru/ осуществляется через партнеров фирмы "1С" или самостоятельно по входящему в поставку ПИН-коду.

По окончании периода бесплатного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта необходимо оформить платную подписку на ИТС. Стоимость ИТС и объем предоставляемых услуг зависят от выбранного пользователем вида подписки.

Подробную информацию о видах ИТС и ценах можно получить на сайте фирмы "1С": http://www.1c.ru/its.

Приобретение нового продукта по льготной цене на условиях апгрейда

 

Новый программный продукт можно пробрести на условиях апгрейда, то есть сдать перечисленные ниже продукты и получить скидку на новый продукт:

  • 4601546007490 1С:Архив версия 1.0,
  • 4601546012821 1С:Архив версия 2.5 CD,
  • 4601546023988 1С:Архив версия 3.0 CD,
  • 4601546024008 1С:Архив версия 3.0 OCR CD.

"1С:Документооборот 8" можно приобрести на условиях апгрейда отдельно либо совместно с клиентскими и серверными лицензиями (см. раздел "Состав продуктов и порядок продаж" настоящего информационного письма).

Для выполнения апгрейда необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационные анкеты на сдаваемый программный продукт. Дистрибутивы, книги и ключи защиты остаются пользователям для завершения работы в старой программе и перевода информационных баз на продукты "1С:Предприятия 8". Продукт, сданный на апгрейд, снимается с обслуживания в фирме "1С".

При апгрейде с 4601546024008 "1С:Архив версия 3.0 OCR CD" следует учитывать, что "1С:Документооборот 8" не содержит механизмов для распознавания отсканированных изображений.

Перенос документов из программы "1С:Архив" всех версий в "1С:Документооборот 8" поддерживается в полном объеме. Методика переноса включена в поставку продукта 1С:Документооборот 8".

Переход с ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8"

Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут выполнить автоматическое обновление конфигурации на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления конфигурации все созданные ранее документы будут сохранены. Настройки, которые необходимо выполнить после обновления, описаны в файлах комплекта поставки.