«Энергия Воды»: Совместное использование программ «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой» в 1С:Фреш

Заказчик 

ООО «Энергия Воды» – производственная компания, специализирующаяся на выпуске упакованной питьевой воды, в том числе и минеральной, под собственной торговой маркой «AQUITA». Также предприятие занимается оптовой продажей своей продукции. 

Компания успешно работает с 2016 года. Производственный участок площадью более 700 кв. м оснащен двумя современными линиями розлива, что позволяет обеспечивать стабильные поставки партнерам и надежно выполнять обязательства по государственным контрактам.

Продукция «Энергии Воды» отличается доступной ценой и высоким качеством. На предприятии внедрена система производственного контроля, охватывающая все этапы производства. Вода регулярно проходит лабораторные исследования на соответствие санитарным нормам, а современная система водоподготовки помогает сохранить ее природные полезные свойства.

Компания активно развивается и стремится к совершенствованию бизнес-процессов, включая автоматизацию учета и внедрение современных информационных систем. В штате работают квалифицированные специалисты, готовые к обучению и открытые к новым технологиям.

Ситуация до внедрения

На момент обращения в нашу компанию заказчик использовал две программы «1С» через интернет в сервисе 1С:Фреш – «1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)» и «1С:Бухгалтерия», при этом синхронизация между ними не была настроена.

Основной учет велся в «1С:Бухгалтерия», а часть операций вручную дублировалась в «1С:УНФ». Первоначально предполагалось, что «1С:УНФ» станет основным инструментом для ведения хозяйственной деятельности и управленческого анализа, а «1С:Бухгалтерия» будет использоваться исключительно для регламентированного учета. Однако из-за отсутствия адаптационного периода для сотрудников и технического сопровождения синхронизации, учет в «1С:УНФ» оказался фрагментарным и неточным.

В результате:

• Данные в «1С:УНФ» не отражали реальную картину.
• База была не пригодна для полноценного анализа деятельности предприятия.
• Цели внедрения «1С:УНФ» не были в полной мере достигнуты.

Руководство компании приняло решение пересмотреть подход и вернуться к изначальной концепции – совместному использованию программ «1С:УНФ» и «1С:БП» с корректной синхронизацией и распределением функций между системами.

Задачи проекта

1. Развернуть новую базу программы «1С:УНФ».
2. Настроить типовую синхронизацию и с помощью нее перенести все актуальные данные справочников в новую базу «1С:УНФ».
3. Актуализировать данные по остаткам в новой базе путем ввода начального остатка.
4. Настроить типовой функционал программы под бизнес-процессы клиента.
5. Настроить ключевые отчеты «Баланс», «Доходы и расходы», «Финансовый результат», «Себестоимость товара» и прочее под требования клиента к анализируемым данным.
6. Настроить права пользователей по соответствующим полномочиям.
7. Обучить сотрудников клиента работать с программой «1С:УНФ» и настроенной синхронизацией.

Результаты внедрения

1. Путем настроенного обмена в базу «1С:УНФ» были перенесены все согласованные с заказчиком данные по справочникам. Далее по полученным данным в формате Excel (xlsx) были созданы документы ввода начального остатка.
2. В соответствии с требованиями была настроена учетная политика организации, функциональные опции подсистем производства, склада и продаж.
3. Согласно требованиям заказчика были настроены статьи расходов (затрат) и доходов на уровне всех основных используемых документов: приобретение услуг, производство, списание материалов, регистрация расхода, начисление заработной платы.
4. Была доработана синхронизация программ «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия». Доработки прошли аудит в 1С:Фреш и были допущены к использованию в сервисе.
5. Ключевые отчеты были настроены под требования заказчика.
6. Сотрудники, работающие в двух системах, были обучены эксплуатации информационной системы «1С:УНФ», а также правилам регистрации объектов к выгрузке в ручном режиме.

Внедрение программы «1С:УНФ» и ее совместное использование с «1С:Бухгалтерия» позволило руководству компании получать аналитические данные в необходимых разрезах, соответствующих специфике бизнеса.

Благодаря настройке учета стало возможным формировать себестоимость выпускаемой продукции и продаваемого товара по тем методикам, которые соответствовали процессам клиента:

• Реализовано распределение прямых и косвенных расходов как на конкретные единицы продукции, так и на партии выпуска.
• Транспортные расходы теперь корректно учитываются в себестоимости продаж.

Кроме того, сотрудники избавились от необходимости ручного дублирования операций, что повысило точность данных и снизило трудозатраты.

Ход проекта

1. Формирование плана внедрения

Совместно с заказчиком были проанализированы причины неудачного первого опыта внедрения двух информационных систем. Особое внимание было уделено необходимости адаптационного периода и периода сопровождения для сотрудников, которым предстояло работать в новых условиях. На основе этого был составлен поэтапный план плавного перехода к совместному использованию «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

2. Заполнение информационной базы

На этапе настройки синхронизации, а именно этапе «выполнения анализа и сопоставления данных», под руководством главного бухгалтера был сформирован перечень справочников, подлежащих переносу из «1С:Бухгалтерия» в «1С:УНФ». Первоначальная выгрузка данных была выполнена в тестовую базу, что позволило главному бухгалтеру визуально оценить корректность переноса. После согласования результатов данные были загружены в рабочую базу «1С:УНФ».

Дополнительно была пересмотрена политика ведения перенесенных ресурсных спецификаций: в случае, если для одной продукции в разных условиях используются разные спецификации, то они имеют уникальные наименование (не обезличены).

Далее от главного бухгалтера были получены остатки по всем ключевым счетам учета в файлах Excel (xlsx): остатки товаров на складах, расчеты с контрагентами, данные по основным средствам и прочие. Файлы были загружены с помощью стандартного механизма, заложенного в процедуре создания документа ввода начальных остатков.

3. Настройка подсистемы

Со стороны заказчика были получены функциональные требования к тому, как они хотят видеть данные. В копию тестовой базы «1С:УНФ» были выгружены все необходимые справочники и начальные остатки, а сама тестовая база была настроена под требования заказчика для демонстрации числового примера.

В учетной политике компании был использован учет по проектам и направлениям деятельности, при этом от учета по подразделениям отказались. Кассовый метод учета доходов и расходов также был отключен, поскольку не соответствовал требуемым критериям анализа.
 
Для корректного анализа деятельности компании были настроены:

• Показатели бизнеса для отчетов «Анализ бизнеса» в его вариантах «Доходы и расходы», «Денежный поток», «Баланс».
• Статьи расходов (счета) для отчетов «Доходы и расходы по статьям», «Себестоимость товара», «Финансовый результат». Каждая статья расходов соответствовала преследуемой цели и использовалась для регистрации расходов во всех документах, которыми можно было зарегистрировать расход: списание недостачи (брак), заработная плата, приобретение услуг и прочих активов (в частности, транспортные услугу отнесенные на себестоимость продаж), регистрация прочих расходов.
• Управление проектами – как инструмент распределения расходов на себестоимость и финансовый результат.

После демонстрации числового примера заказчик утвердил необходимые разрезы учета и методы распределения расходов по направлениям деятельности и проектам.

4. Обучение сотрудников

Сотрудники, которые должны были работать в новых условиях, проявили высокий уровень вовлеченности и быстро освоили создание ключевых документов. Основной акцент в обучении был сделан на настройке статей расходов и механизме ручной синхронизации.

Главный бухгалтер и ее команда положительно оценили ручное управление обменом – оно обеспечивало прозрачность и контроль над процессом.

Благодаря активности сотрудников, хватило одного месяца сопровождения компании, чтобы они самостоятельно и без дополнительных консультаций начали вести учет в двух информационных базах, отражая все необходимые события.

Уникальность проекта

Ключевая особенность проекта – минимальное количество доработок, что позволило существенно снизить его себестоимость. Все функциональные требования заказчика были реализованы с использованием стандартных возможностей программ, за исключением доработки механизма синхронизации между базами.

Дополнительно стоит отметить, что перенос данных, включая структуру справочников и остатки по ключевым счетам, осуществлялся с помощью типовых инструментов.

Благодаря этому переход на новую модель учета был максимально гибким и мог быть выполнен в любую дату, выбранную клиентом. Ввод остатков и загрузка недостающих элементов справочников после успешной настройки синхронизации мог быть осуществлен в течении одного дня.