Интеграция программы «1С:Колледж» с сайтом для приема заявок от абитуриентов в медицинском колледже «Монада»

Заказчик

Медицинский колледж «Монада» – учреждение среднего профессионального образования, основанное в 2001 году. На протяжении десятилетий предоставляет современное медицинское и фармацевтическое образование, обеспечивает высокий уровень профессиональной подготовки студентов.

Колледж готовит специалистов на базе среднего и основного образования по следующим направлениям:

• 31.02.01 Лечебное дело;
• 33.02.01 Фармация;
• 34.02.01 Сестринское дело.

Изображения взяты с сайта https://evp-monada.ru.

Причина обращения к нам

Первоначально клиенту требовалось автоматизировать учет организации среднего профессионального образования:

• учебные планы и расписания;
• кадры;
• регламентированная отчетность;
• абитуриенты и студенты;
• успеваемость, посещаемость, выпуск.

Для ведения учета была выбрана программа «1С:Колледж». Она предназначена специально для учреждений среднего профессионального образования, поэтому лучше всего подходила под требования клиента.

После внедрения программы у медицинского колледжа «Монада» появилась еще одна потребность – автоматизировать прием заявок от абитуриентов. Для этого было принято решение связать их сайт с программой «1С:Колледж», чтобы заявки, оставленные на нем, автоматически формировались в программе.

Задачи проекта

1. Автоматизировать учет кадров, абитуриентов, студентов, успеваемости и учебных планов.
2. Обеспечить сдачу отчетности в контролирующие органы.
3. Сократить время на рутинные операции.
4. Автоматизировать прием заявок от абитуриентов.
5. Настроить оповещение абитуриентов об отказе.

Результаты внедрения

1. Благодаря установке программы «1С:Колледж» были автоматизированы:
   • учет работы со студентами, абитуриентами и сотрудниками;
   • составление рабочих программ и расписания.
2. Отчетность в контролирующие органы сдаётся прямо из программы «1С».
3. Создан инструмент для приёма заявок от абитуриентов на сайте.
4. Разработана интеграция программы «1С:Колледж» с сайтом для получения данных абитуриентов и автоматического формирования анкет в программе.
5. Настроена автоматическая отправка писем об отказе абитуриентам из программы «1С».
6. Проведенная автоматизация позволила сократить время на рутинные операции.

Ход проекта

1. Анализ бизнес-процессов клиента

После обсуждения с клиентом и анализа его бизнес-процессов было принято решение внедрить программу «1С:Колледж», так как она лучше всего подходит для учета в заведении среднего профессионального образования.

2. Установка программы «1С:Колледж 2.0»

Программа «1С:Колледж 2.0» была установлена на компьютер клиента. Также была проведена ее базовая настройка и тестирование работоспособности.

3. Перевод программы «1С:Колледж» с версии 2.0 на 2.1

После выхода новой версии программы «1С:Колледж» было принято решение провести апгрейд программы (сменить программу старой версии на новую версию) для ее соответствия всем актуальным требованиям закона.

4. Анализ возможности интеграции программы «1С» с сайтом

Перед началом интеграции программы «1С:Колледж» с сайтом клиента был проведен анализ технической возможности ее реализации. В ходе анализа было выявлено, что сайт клиента написан на системе, которая не поддерживает весь функционал, необходимый для интеграции. Было принято решение сделать отдельный сайт для приема заявок абитуриентов.

5. Составление технического задания

По итогам анализа вместе с клиентом было составлено техническое задание по разработке модуля «Анкета абитуриента». В документе подробно описали, как этот модуль должен работать со стороны сайта и со стороны программы «1С».

6. Создание сайта для приема анкет

Для сайта был настроен отдельный поддомен на базе того домена, который уже был у клиента. Таким образом, основной сайт находится на домене evp-monada.ru, а дополнительный – anketa.evp-monada.ru.

В соответствии с составленным ранее техническим заданием были созданы:

1. Система авторизации на сайте.
   
   
   
   
2. Многоуровневая анкета для сбора информации об абитуриентах.
   
   
   
   
3. Система хранения и обработки данных анкеты.
4. Модуль интеграции с программой «1С».

Также дизайн сайта для приема анкет был адаптирован под дизайн основного сайта.

7. Написание обработки для программы «1С»

В соответствии с техническим заданием для программы «1С:Колледж» была написана обработка, которая по регламенту (раз в определенный промежуток времени) запрашивает у сайта данные об абитуриентах и на их основе автоматически формирует документ «Анкета абитуриента». Сотруднику, который работает в программе, остается только обработать эти документы.

8. Настройка оповещения абитуриентов

Кроме интеграции с сайтом была настроена автоматическая отправка писем абитуриентам в случае отказа. Когда документ «Анкета абитуриента» переводится в статус «Отозвано», на указанную в нём электронную почту отправляется письмо с причиной отказа.

9. Сопровождение после внедрения

Как в ходе проекта, так и после его завершения наши специалисты продолжают консультировать сотрудников клиента по работе в программе «1С:Колледж», помогают решать возникающие вопросы и поддерживать стабильную работу решений «1С».

Уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в интеграции программы «1С:Колледж» с сайтом клиента. Благодаря проделанной работе удалось автоматизировать прием заявок от абитуриентов, что сократило время на рутинные операции и снизило риск ошибок от ручного ввода данных в программу «1С».

Кроме того, при разработке интеграции удалось обойти технические ограничения сайта клиента путем создания отдельного сайта для приема заявок. При этом новый сайт встроен в меню текущего и адаптирован под его дизайн. Благодаря этому пользователями он воспринимается как часть основного сайта.