Сократили время подготовки кадровых документов в 5 раз для ООО «Черномор Авто»

Заказчик

ООО «Черномор Авто» – один из крупнейших автомобильных холдингов Крыма и официальный дилер Kia, Tenet, Jeland, Esteo с более чем 10-летним опытом работы. Компания занимается продажей новых автомобилей с пробегом и автомобилей Kia, а также предоставляет полный комплекс сопутствующих услуг: автокредитование, страхование и сервисное обслуживание.

Причина обращения к нам 

В компании кадровый документооборот включает большое количество документов с индивидуальными требованиями к оформлению. Стандартные печатные формы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» не соответствовали этим требованиям, поэтому кадровые специалисты хранили документы на диске и заполняли их вручную. Это занимало много времени и увеличивало риск возникновения ошибок.

Руководство поддержало инициативу отдела кадров по автоматизации кадрового документооборота. Поскольку ООО «Черномор Авто» уже несколько лет находится на сопровождении нашей компании, заказчик обратился к нам с задачей внедрить в «1С:Зарплата и управление персоналом» комплект уникальных внешних печатных форм (ВПФ) по их образцам документов.

Задачи проекта 

• Разработать внешние печатные формы кадровых документов по образцам клиента.
• Создать макеты согласий на обработку и распространение персональных данных, а также биометрических данных.
• Провести тестирование и внедрить разработанные печатные формы.

Результаты внедрения

• Время подготовки кадровых документов сократилось более чем в 5 раз.
• Снижена вероятность ошибок при заполнении документов.
• Все кадровые документы формируются непосредственно в «1С:Зарплата и управление персоналом».
• Разработан комплект из 18 индивидуальных печатных форм, соответствующих требованиям компании.
• Созданы макеты согласий на обработку и распространение персональных данных.

Ход проекта 

1. Подготовка проекта

Совместно с заказчиком был согласован перечень документов, требующих разработки внешних печатных форм для программы «1С». После оценки объема и стоимости работ специалисты подготовили план задач по реализации проекта.

2.  Написание и согласование технических заданий

Для каждой внешней печатной формы было подготовлено и согласовано подробное техническое задание (ТЗ) на основании образцов, предоставленных заказчиком.

3. Разработка внешних печатных форм 

В соответствии с ТЗ были разработаны внешние печатные формы для следующих документов:

• трудовой договор;
• уведомление о начале отпуска;
• договор о материальной ответственности;
  
  
  
  
• доверенности;
• справки:
  • с места работы;
  • о неполучении пособия;
• дополнительные соглашения к трудовому договору при:
  • смене фамилии;
  • смене адреса;
  • смене паспорта;
  • изменении оклада;
  • переводе на другую должность;
  • переводе в другое обособленное подразделение;
  • изменении количества ставок;
  • изменении режима работы и оклада.

4. Создание макетов печатных форм согласий

Дополнительно были подготовлены макеты документов для получения согласий сотрудников:

• на обработку персональных данных;
• на распространение персональных данных;
• на обработку биометрических персональных данных.

После внедрения специалист продемонстрировал сотрудникам порядок использования макетов согласий в программе «1С».

5. Тестирование и внедрение

Все разработанные печатные формы прошли тестирование на копии базы заказчика, после чего были согласованы и внедрены на рабочих местах сотрудников компании.

6. Сопровождение после внедрения

После завершения проекта наши специалисты продолжают консультировать сотрудников компании по вопросам использования разработанных печатных форм в программе «1С».

Уникальность проекта

Проект уникален масштабом комплексной разработки внешних печатных форм. За годы работы отдел кадров сформировал комплект образцов документов, отражающих внутренние требования компании. На их основе было разработано и внедрено 18 уникальных внешних печатных форм для программы «1С:Зарплата и управление персоналом».

В результате сотрудники кадровой службы отказались от ручного заполнения шаблонов в сторонних редакторах и получили единый инструмент для подготовки документов непосредственно в программе «1С». Это позволило сократить время оформления кадровых документов более чем в 5 раз и значительно снизить вероятность ошибок.