Как мы перевели документооборот строительной компании «СК ГРАД» с бумаги в «1С»

Заказчик

ООО «СК «ГРАД» - это строительная организация, которая работает с 2021 года. Компания занимается строительством и капитальным ремонтом автомобильных дорог, мостов, производит инертные материалы и занимается их поставкой на объекты.

Причина обращения к нам 

В «СК ГРАД» документы по строительным работам, входящая и исходящая корреспонденция обрабатывались на бумаге. При большом объеме документов их учет и движение требовали значительной ручной работы.

Возникла потребность настроить систему учета документов под процессы бизнеса и выстроить понятный порядок: где хранить документы, как находить нужные, кто должен участвовать в обработке и какие действия выполнять. Для этого мы внедрили «1С:Документооборот» и настроили работу программы под необходимые задачи.

Задачи проекта 

• Разработать методику работы с документами в системе.
• Организовать структурированное хранение и поиск документов.
• Настроить процессы согласования, регистрации, подписания и утверждения.
• Разграничить доступ сотрудников в соответствии с их обязанностями.
• Связать документы, относящиеся к одному рабочему процессу.
• Настроить уведомления в программе и по электронной почте.
• Обучить сотрудников и помочь им освоить новый порядок работы.

Результаты внедрения

В «СК ГРАД» автоматизировали 15 рабочих мест. Стало меньше работы с бумагами, теперь вся работа с документами организована в «1С:Документооборот».

• Вдвое сократилось время работы с корреспонденцией. Обработка входящей корреспонденции теперь занимает 15 минут вместо 30. Время работы с исходящей корреспонденцией также уменьшилось с 30 до 15 минут.
• Организовано хранение документов. В программе настроены виды документов, шаблоны и правила нумерации. Подготовлена структура для хранения и поиска документов и файлов.
• Настроена гибкая обработка документов. При запуске документа в работу сотрудник может определить необходимые задачи и выбрать исполнителей. Это позволяет учитывать особенности конкретного документа.
• Созданы связи между документами. Документы можно объединять в цепочки в соответствии с рабочими процессами компании.
• Разграничены права доступа. Права пользователей настроены с учетом обязанностей сотрудников и требований заказчика.
• Настроены уведомления и синхронизация с почтой. С помощью почтового клиента «1С» из программы можно отправить уведомление по электронной почте.
• Настроен механизм работы с проектами. Документы можно формировать в отдельные проекты, назначать ответственных и исполнителей.
• Подготовлены пользователи. Сотрудники прошли обучение. В первый месяц эксплуатации мы консультировали их и корректировали настройки по обратной связи.

Ход проекта 

1. Изучили работу компании с документами

Начали с аудита текущего документооборота. Собрали требования заказчика, определили виды документов и порядок их обработки. Это помогло понять, как настроить программу под ежедневную работу сотрудников.

2. Разработали правила работы и план внедрения

На основании аудита подготовили методику ведения документооборота, техническое задание и план работ. Определили, какие документы и настройки потребуются, как организовать их обработку и кому предоставить доступ.

3. Установили и настроили программу

Установили «1С:Документооборот» на сервер заказчика и организовали доступ с рабочих мест. Создали учетные записи пользователей, настроили работу с документами и файлами.

Затем добавили виды и шаблоны документов, правила нумерации и права доступа. Дорабатывать функционал программы не потребовалось, все работы выполнили на стандартных (типовых) возможностях программы.

4. Настроили обработку документов и взаимодействие сотрудников

Организовали запуск документов в работу с выбором задач и исполнителей. Настроили связи между документами, синхронизацию с почтой, уведомления и механизмы работы с проектами.

5. Обучили сотрудников и сопровождали запуск

Провели обучение ключевых пользователей. В течение первого месяца эксплуатации помогали сотрудникам работать в системе и собирали их замечания.

По результатам обратной связи добавили новые виды документов, скорректировали подход к их обработке и настройки интерфейса. Так система была дополнительно адаптирована к практическим потребностям пользователей.

Весь проект, включая сопровождение после запуска, занял три месяца.

Уникальность проекта

Особенность внедрения — настроили гибкий подход к работе с документами. В отличие от шаблонного способа обработки, такой вариант позволяет запускать документы в работу вручную, что позволяет выбирать исполнителей и настраивать порядок работы.

Настройку продолжили и после запуска: первый месяц работы помог выявить дополнительные потребности сотрудников и учесть их в системе.