Организация кадрового электронного документооборота для ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «ШИМА»

Сфера бизнеса: производство и продажа бытовой химии и автокосметики.

Заказчик

ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «ШИМА» – крупный российский производитель бытовой химии, антисептиков и автомобильной косметики. Компания также занимается оптовой и розничной продажей продукции, реализацией через маркетплейсы.

Причина обращения к нам 

В компании возникла потребность в переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основными причинами стали: 

• сложности с доставкой кадровых документов между отдаленными местами работы сотрудников – для перевозки приходилось регулярно привлекать транспорт;
• неудобство использования бумажного архива, в котором нельзя хранить личные документы сотрудников;
• новый кадровый специалист, который раньше работал с КЭДО и знаком с его преимуществами, предложил перевести кадровые процессы компании в электронный формат.

Так как кадровый учет в организации ведется в программе «1С:Комплексная автоматизация», оптимальным решением стал сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Задачи проекта 

1. Перевести компанию на кадровый электронный документооборот с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
2. Разработать и установить внешнюю печатную форму (трудовой договор) по образцу заказчика.
3. Протестировать КЭДО и при необходимости адаптировать под потребности клиента.
4. Провести обучение по работе с сервисом для ответственного сотрудника.

Результаты внедрения

1. Установлен и настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника».
2. Организован кадровый электронный документооборот между работодателем и сотрудниками.
3. Сокращено время на передачу и подписание кадровых документов.
4. Уменьшена потребность в бумажном архиве и физической доставке кадровых документов между подразделениями.
5. По образцу заказчика разработана и установлена внешняя печатная форма с публикацией в «1С:Кабинет сотрудника». 
6. Подготовлена система оповещения владельца электронной подписи о необходимости подписания и отправки документов КЭДО сотрудникам. 
7. Проведено обучение ответственного сотрудника работе с сервисом.

Хотите так же? Оставьте заявку.

Ход проекта 

1. Изучение потребностей клиента

После обсуждения с клиентом подобран подходящий тариф сервиса и построен план внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО).

2. Подключение сервиса

В программе «1С» клиента был активирован функционал сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

3. Настройка сервиса

Был настроен обмен кадровыми электронными документами. Создан кабинет администратора сервиса и установлен корневой сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для возможности использовать КЭДО.

4. Разработка внешней печатной формы 

У клиента были индивидуальные требования относительно того, как должен выглядеть трудовой договор. В соответствии с ними была разработана персональная внешняя печатная форма документа.

5. Тестирование и установка внешней печатной формы

После разработки печатной формы трудового договора, она была протестирована, согласована с заказчиком и установлена в его базу программы «1С».

6. Приглашение сотрудников

Были созданы и активированы кабинеты для тестовой группы сотрудников. Им были направлены согласия на присоединение к КЭДО. После двустороннего подписания согласий сотрудники смогли бесплатно сгенерировать сертификаты усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). В дальнейшем они использовали их для подписания документов и ознакомления с ними.

7. Обучение работе с сервисом

Ответственный сотрудник был обучен, как работать с кабинетом администратора сервиса, создавать кабинеты сотрудников, рассылать кадровые документы и следить за их статусом. 

8. Организация системы оповещений

В ходе обучения было выявлено, что руководителю организации – владельцу УКЭП неудобно получать сообщения по электронной почте или телефону о необходимости подписать и отправить документ в кабинеты сотрудников. В связи с этим для клиента была подготовлена схема работы, в которой администратор сервиса формирует в программе «1С» на руководителя задание по подписанию документов. Таким образом владелец УКЭП узнает о необходимости обработать документы прямо в «1С» в разделе «Мои задачи».

Подробнее о том, как работает эта система, читайте в нашей базе знаний.

9. Сопровождение после внедрения

После внедрения клиенту оказывается информационная поддержка по работе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника». 

Клиент сразу активно включился в процесс использования КЭДО. Общее количество сотрудников, подключенных к сервису, составило порядка 100 человек.

Подробнее об «1С:Кабинет сотрудника».

Уникальность проекта

1. По запросу клиента была разработана индивидуальная печатная форма трудового договора, которая полностью соответствует особенностям кадрового учета клиента.
2. В ходе внедрения была разработана индивидуальная схема оповещения руководителя (владельца УКЭП) о необходимости подписать и направить документы в кабинеты сотрудников. Благодаря этой схеме руководитель видит все документы, которые нужно подписать прямо в программе «1С» в разделе «Мои задачи».