Упростили кадровый документооборот с удаленными сотрудниками ООО «ФЦБ СОФТ»

Заказчик

ООО «ФЦБ СОФТ» — российская технологическая компания, создающая цифровую инфраструктуру для рынка урегулирования задолженности и банкротства.

Причина обращения к нам 

В ООО «ФЦБ СОФТ» работают удаленные сотрудники. Из-за этого привычный кадровый документооборот занимал много времени и был неудобным: чтобы оформить сотрудника или ознакомить его с документами, нужно было организовать подписание и обмен документами на расстоянии.

При этом в компании регулярно требуется:

• получать согласия на обработку персональных данных;
• знакомить сотрудников с должностными инструкциями и локальными нормативными актами (ЛНА);
• оформлять и подписывать кадровые документы;
• передавать сотрудникам расчетные листки и справки;
• обрабатывать заявления на отпуск.

Заказчик обратился за консультацией по кадровому электронному документообороту, чтобы понять, как организовать его на базе уже используемой программы «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП») и как будет выглядеть работа сотрудников с документами на практике.

Также было важно выбрать решение, которое можно будет масштабировать по мере роста штата.

По итогам консультации компания приняла решение перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Задачи проекта 

• Организовать удобный кадровый электронный документооборот с удаленными сотрудниками.
• Подобрать оптимальный вариант использования сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с учетом текущего штата и возможностью масштабирования.
• Настроить обмен кадровыми документами между сотрудниками и кадровым специалистом через «1С:Кабинет сотрудника».
• Подготовить компанию к переходу на КЭДО и использованию электронной подписи.
• Обучить ответственного сотрудника самостоятельной работе с сервисом.

Результаты внедрения

После настройки специалисту по кадровому учету стало проще работать с удаленными сотрудниками: основные кадровые документы теперь можно передавать, получать и подписывать дистанционно через программу «1С:Зарплата и управление персоналом».

В результате:

• Кадровый специалист получил единый инструмент для работы с удаленными сотрудниками в привычной программе.
• Сотрудники могут удаленно подписывать документы, получать справки и расчетные листки, отправлять заявления на отпуск.
• Обмен кадровыми документами проходит без личного присутствия и пересылки по сторонним каналам.
• Подключен и настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника».
• Компания готова к работе с КЭДО и электронной подписью.
• Ответственный сотрудник обучен работе с сервисом и подключению новых сотрудников.

Хотите так же упростить кадровый документооборот с удаленными сотрудниками?

Оставьте заявку — подберем тариф сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с учетом численности Вашей команды и расскажем, с чего начать переход на КЭДО.

Ход проекта 

1. Демонстрация сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Была проведена консультация по КЭДО и продемонстрированы возможности сервиса «1С:Кабинет сотрудника» на базе программы «1С:ЗУП».

Заказчику показали, как сотрудники могут дистанционно получать документы, направлять заявления и подключаться к кадровому электронному документообороту. Также были рассмотрены варианты использования сервиса с учетом текущего количества сотрудников и дальнейшего роста компании.

2. Первичная настройка сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

На следующем этапе была выполнена первоначальная настройка сервиса:

• назначен администратор;
• настроена публикация;
• проверены контактные данные сотрудников;
• созданы личные кабинеты.

Работа обмена была проверена на практике: справка о доходах была отправлена в личный кабинет сотрудника и успешно получена.

3. Подготовка сотрудников к переходу на КЭДО

На примере администратора был отработан механизм отправки и получения согласия на присоединение к КЭДО. Также был показан порядок работы с электронной подписью и подключения сотрудников. После этого заказчик смог самостоятельно продолжить подключение остальных сотрудников.

4. Обучение по работе с сервисом

Было проведено обучение ответственного сотрудника основным сценариям работы в «1С:Кабинет сотрудника».

В ходе обучения были рассмотрены:

• работа с заявлениями на отпуск;
• рассылка и корректировка расчетных листков;
• закрытие кабинетов уволенных сотрудников;
• подключение и отключение уведомлений в мобильном приложении;
• права пользователей и отправка документов.

5. Сопровождение после внедрения

ООО «ФЦБ СОФТ» продолжает находиться на сопровождении нашей компании. Поэтому внедрение КЭДО не заканчивается первоначальной настройкой: по мере появления новых задач заказчик может обращаться к нашим специалистам за консультациями по сервису и возможностям программы «1С:Зарплата и управление персоналом».

Уникальность проекта

Основная особенность проекта — организация кадрового электронного документооборота для компании с удаленными сотрудниками на базе уже используемой «1С:Зарплата и управление персоналом».

За 3 часа работы специалистов заказчик прошел путь от первичной консультации по КЭДО до настроенного сервиса: были созданы кабинеты сотрудников, проверен обмен документами, отработан механизм подключения к КЭДО и проведено обучение ответственного сотрудника.

Теперь для получения справки, расчетного листка или подачи заявления сотруднику не обязательно находиться в офисе – все можно сделать дистанционно через личный кабинет, а специалист по кадровому учету продолжает работать в привычной программе «1С».

При этом решение подходит не только для текущего штата компании. По мере роста ООО «ФЦБ СОФТ» сможет подключать к электронному взаимодействию новых сотрудников и расширять использование КЭДО.