Внесение данных в 1С

 

Статьи раздела


Внесение данных в 1С

Зачем?

Достаточно редко бывает ситуация, когда учет предприятия начинается «с нуля». Чаще учет велся тем или иным образом: в другой программе 1С, в Excell, в тетрадочке, … Соответственно перед тем, как начать использовать любую учетную (и не только) программу 1С (и не только), надо занести в нее накопленные ранее начальные данные. Чаще всего это:

  • Данные о контрагентах и состоянии взаиморасчетов с ними.
  • Данные о действующих договорах.
  • Справочник номенклатуры и складские остатки
  • Основные средства
  • Справочник сотрудников

Как?

Тут, в зависимости от ситуации, возможны варианты:

Программный перенос данных из старой программы.

Технически, это возможно практически всегда и, как правило, это наиболее рациональный и быстрый вариант. При переходе между типовыми программами 1С или обновлении со старой версии программы на новую как правило существуют разработанные 1С обработки, позволяющие быстро и без особых проблем выполнить перенос данных. В прочих случаях все может быть не так просто, есть несколько «подводных камней»:

  1. Иногда разработка обработки переноса (специальной программы, которая считывает данные из старой программы и записывает их в новую) может стоить довольно дорого. Затраты на ручной ввод могут оказаться меньше. Зависит это от специфики программ, переносимых данных и их объема. Как общий критерий рациональности программного переноса данных можно рассматривать лимит в 1-3 сотни записей данных одного вида. Если записей меньше, практически всегда, кроме случаев существования готовых и проверенных обработок переноса, перенос лучше делать вручную.
  2. Бардак в старой базе. Часто, особенно если база наполнялась и использовалась много лет, или с ней работали не слишком квалифицированные сотрудники, в ней накапливаются дублирующие или некорректные записи. Автоматический перенос данных в этой ситуации нежелателен, - он перенесет старый бардак в новую программу. Как варианты решения проблемы можно рассматривать:
    • Чистка старой базы перед переносом данных. Также можно создать копию старой базы, в ней выполнить чистку, и из копии уже переносить.
    • Чистка новой базы сразу после переноса, до начала ее реального использования.
    • Усложнение алгоритмов переноса. Например, при переносе номенклатуры можно выполнять перенос только позиций, по которым есть остатки.
    • Ручной перенос данных.
    • Комбинация вышеперечисленного.
  3. Очень редко встречаются программы с «закрытыми» базами данных, к которым невозможно получить программный доступ. В этих случаях перенос данных может быть или невозможен, или должен осуществляться сложным путем, - например, через предварительное формирование отчетов, а уже из них – загрузка данных. Что усложняет и удорожает процесс.

Перед программным переносом данных стоит очень внимательно отнестись к вопросу, что конкретно стоит переносить. Если перенос справочников (контрагенты, номенклатура,…) – сравнительно прост, то желание перенести все старые документы и их движения может быть или не выполнимо в принципе, или стоить более чем серьезных денег. Ведь структура данных и логика работы разных программ может отличаться кардинально, что делает работу программиста сложной и дорогостоящей. В большинстве случаев перенос данных рекомендуется выполнять в минимально возможном варианте, а при необходимости анализа старых данных – пользоваться старой программой.

В любом случае, даже при наличии готовых обработок переноса данных, перед его выполнением стоит проконсультироваться со специалистом, и выполнять перенос под его присмотром. Существует много нюансов, которые неспециалисту трудно заметить. Например, часто обработки переноса рассчитаны на абсолютно конкретные релизы программ, а попытка их выполнения с другими релизами приводит к ошибкам в результирующих данных.

Всегда будем рады помочь Вам!

Занесение данных вручную.

Если объем данных большой, - долгий и сложный процесс. При ручном вводе невозможно избежать ошибок, требуется проверка и перепроверка. Можно заказать ввод данных сторонней организации, в том числе и нам. Но это также предполагает наличие некоторого процента ошибок и не отменяет необходимость контроля введенных данных.

Сейчас существует несколько интернет-сервисов, позволяющих заметно снизить трудоемкость ввода данных и уровень ошибок ввода:

1С:Контрагент автоматически подтягивает все данные контрагента в карточку контрагента, достаточно ввести только ИНН.

1С:Номенклатура автоматически загружает все данные о товарах и услугах( описание товара, артикул, сроки годности, сертификаты качества, характеристики и свойства. Вы можете загружать список товаров используя разные отборы: по товарной группе, по поставщику, по производителю и ценовой категории.

Стоимость услуг:

Независимо от того, каким образом заполняется база данных (программно или вручную), заранее оценить стоимость переноса достаточно сложно. Она зависит от многих факторов:

  • программ, между которыми выполняется перенос;
  • объема данных и их вида;
  • качества исходных данных;
  • производительности компьютера.

Поэтому без анализа конкретной задачи можно только обозначить почасовую стоимость видов работ, которые потребуются в процессе:

  • Работа консультанта, который поможет определить оптимальный вариант заполнения базы данных, выполнит перенос данных из старой программы с помощью существующей обработки, выполнит технический контроль корректности переноса и/или заполнения - рублей в час.
  • Работа программиста по разработке специализированной обработки для переноса данных - рублей в час.
  • Работа оператора по занесению данных в программу -  рублей в час.