Программный продукт «1С:Управление проектным офисом» призван обеспечить эффективное и согласованное управление на предприятиях и организациях, ведущих проектную деятельность. Внедрение решения «1С:Управление проектным офисом» способствует повышению качества управленческих решений и достижению стратегических целей предприятия через повышение эффективности управления информационными потоками, знаниями и процессами предприятия.
Функциональные возможности
Управление портфелями проектов
Система позволяет объединять проекты в программы и портфели, в одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчетов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.
На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:
- Анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия. Выявление ресурсных конфликтов между выполняемыми проектами, утвержденными к выполнению и планируемыми проектами . Результаты анализа используются для принятия решений в процессе долгосрочного планирования деятельности предприятия.
- Анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. Формирование графической карты проектных вех. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчет прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия.
- Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчета можно получить в информационной базе.
Реализованный в системе механизм настраиваемых представлений, который позволяет руководителю получать нужную информацию с минимальными затратами времени, "в три клика".
Управление ресурсами предприятия
Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:
- Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
- Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
- Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.
В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям) , затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.
Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учетных ставок.
На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:
- Моделирование ресурсных ограничений предприятия путем ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление " узких мест".
- Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление "перегруженных" и "недогруженных" трудовых ресурсов.
Реализованные в системе концепции "диспетчера" и "владельца ресурсов" позволяют персонализировать взаимодействие с системой тех исполнителей, которые не имеют физического доступа к системе (работа на объектах, аутсорсинг, и т.п.).
Управление проектами
План проекта - совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах - может быть введен в систему несколькими способами.
- Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом.
- Загрузка данных проекта из файла Microsoft Project.
- Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе.
Также план проекта может быть введен в систему комбинированным способом: часть данных берется из шаблона, часть загружается из файла Microsoft Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.
Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:
- С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет планом проекта, а "функциональный" руководитель управляет выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учетом выполняемых ролей.
- Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учета выполняемых ролей.
Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:
- Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
- Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ , требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
- Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
- Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
- Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).
Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
На уровне проекта система позволяет производить:
- План-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости , затратам ресурсов.
- Анализ контрольных событий проекта, расчет прогнозируемых и фактических финансовых санкций.
Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Гантта, карта проектных вех, сетевой график.
Управление финансами
Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).
Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи . Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.
Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.
В системе реализован механизм версионирования финансовых планов проекта. В любой момент времени пользователь может оформить текущий план любого из бюджетов как версию плана бюджета. Количество хранимых версий не ограничено. Механизм версионирования позволяет отслеживать изменения в бюджетах проекта, выявлять отклонения, анализировать их причины и своевременно корректировать финансовую политику предприятия.
Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.
На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:
- План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов , договоров и календарных периодов.
- Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений .
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.
Управление работами
Методология, заложенная в систему, определяет для проектных работ ряд особенностей, повышающих эффективность процессов планирования и контроля. А именно:
- Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом ("элементарная операция" в терминах системы), должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
- У элементарной операции может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип "одна работа - один исполнитель" является краеугольным для контура управления работами.
Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:
- Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоемкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
- Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
- Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в ее выполнении.
- Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
- Отчет об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
- Завершение. На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы , в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.
Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям: задача может быть возвращена исполнителю на доработку, задача может быть завершена с признаком "неуспешно" (в этом случае создается новый экземпляр задачи и передается другому исполнителю), и т.д.
Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации - "плохие новости" оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.
На уровне проектных работ система позволяет производить:
- Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
- Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ , выявление и анализ возникших отклонений.
- Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Гантта.
Управление знаниями
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта: структурная декомпозиция работ, информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.
В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона - план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.
На уровне шаблона проекта система позволяет производить:
- Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах.
- Анализ отклонений (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления "узких мест" и "лучших практик", а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю произвести моделирование любого из шаблонов без создания каких-либо дополнительных объектов информационной базы и получить ответ на вопрос, "каких ресурсов потребует проект, и в какие сроки он может быть выполнен, если начать его в указанный период и вести по описанной в шаблоне технологии".
Новое в редакции 3.1 конфигурации "1С:Управление проектным офисом"
- Улучшена процедура ввода структуры проекта. В частности, упрощено управление:
- созданием и настройкой иерархии задач,
- выбором типов задач,
- установкой основных свойств задач.
- Реализована интеграция информационной системы с системой " 1С:Документооборот".
- Улучшена и расширена функциональность подсистемы управления знаниями.
- Доработаны шаблоны:
- оптимизирована функция сохранения шаблона,
- реализована функциональность хранения в шаблоне проектных вех.
- Улучшены и расширены функции ручной актуализации проекта.
- Оптимизирована автоматическая актуализация проекта, в частности расширены функции непосредственной работы с проектными вехами.
- Расширены возможности отслеживания назначенных ролей на трудовые
- ресурсы за период.
- Оптимизирован и расширен функционал разграничения доступа к проектным задачам.
Подробное описание функциональных возможностей конфигурации " Управление проектным офисом" приводится на сайте http://v8.1c.ru/solutions/product.jsp?prod_id=32.
Использование новой редакции конфигурации возможно только с платформой "1С:Предприятие" версии 8.2.12 и выше.
Дополнительное программное обеспечение данной тематики:
{article ПО для управления проектами}{text}{/article}
