Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Количество вопросов, отвеченных на Линии Консультаций
Количество вопросов, отвеченных на Линии Консультаций

По материалам сайта фирмы "1С"


Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводстваи документооборотана базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее-"Комплект документов")представляетсобой методику построенияделопроизводстваи документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Комплектдокументовориентированна организации,деятельностькоторых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

  • высокая степень внешнего регулирования;
  • разветвленная организационная структура;
  • сложное взаимодействие подразделений;
  • значительный объем документов, в том числе договорной документации;
  • задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
  • численность персонала - от 60 человек.

Комплектдокументовориентированнадействующеенасегодняшнийдень регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая  как общегосударственныенормативно-методическиедокументыпоорганизации делопроизводства,таки международный стандарт управлениядокументацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007.

Изданиерассчитанонадокументоведов-организаторовдокументационного обеспеченияуправления,перед которыми стоитзадачавнедрениясистемы электронногодокументооборота, специалистовиконсультантоввобласти нормативнойметодологии(регламентации бизнес-процессов,стандартизации документов),специалистов-управленцев,атакжепартнеровфирмы"1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

Назначение продукта

Внедрениекомплектаметодическихматериаловпредваряетавтоматизацию делопроизводства и документооборота.
 
Передтемкакприступитькавтоматизации,необходимоорганизовать делопроизводственныепроцессы,наметитьпланыихразвития,атакже формализоватьтекущую деятельность организации, то естьрегламентировать ее основные бизнес-процессы.

Методика,поставляемаявкомплектедокументов,решаетэтизадачи и позволяетизбежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота-автоматизациинеформализованныхпроцессов.Вэтом случаеавтоматизацияделопроизводстваидокументооборотанеявляется эффективной.

Преимущества использования комплекта документов

  • Позволяетвсжатыесрокиорганизоватьделопроизводствои документооборот без привлечения внешних консультантов.
  • Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.
  • Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
  • Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
  • Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).
  • Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
  • Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
  • Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
  • *  Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
  • Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
  • Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
  • Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес- процессов организации.

Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:

  • сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;
  • сокращения сроков поиска нужной информации;
  • сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;
  • принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;
  • повышения исполнительской дисциплины;
  • оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;
  • снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.

Состав продукта
 
Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми  к  использованиюдокументами и демонстрационнуюинформационную базу.

Комплект документов включает материалы по организации деятельностислужбы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:

  • положение о службе документационного обеспечения управления;
  • должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);
  • положение о делопроизводстве и документообороте;
  • положение о работе с договорной документацией;
  • положение о работе с регламентной документацией;
  • положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Демонстрационнаяинформационнаябаза(демо-база)представляетсобой типовуюмодель организации делопроизводства и документооборота наоснове программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Демо-базаотражаетприменениекомплектадокументовдляорганизации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном  холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:

  • инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;
  • управление инвестиционными проектами;
  • управление строительством, консалтинг;
  • генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;
  • комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.

Вдемо-баземожно проследить все рекомендованные данной методикойэтапы работысразличными видами документов. Показана работа сдокументамив рамках  проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Демо-базасодержитнастроенныешаблоныбизнес-процессовипримеры использованияэтихшаблоновнаосновеконкретныхвидовдокументов, рекомендованныхкиспользованию.Ктакимдокументам  относятсявсе договоры,заведенныевбазу,Определениепроекта"Строительство полнофункциональногоКонтакт-центра", Стандарты качестваобслуживанияв Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов,размещенных  в демо-базе.

Предложеннаявдемо-базеструктура папок раздела"Документыифайлы" справочника"Внутренниедокументы"выстроенаповидамдокументови рекомендованадля организации поиска и хранения внутреннейдокументации. Структурапапоксовпадает с описанием состава документоворганизациив Положении о делопроизводстве и документообороте.

Заполненаноменклатурадел. Например, подписанныедоговорыхранятсяв бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.
 
Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.
 
Демо-база может использоваться:

  • для демонстрации методики специалистам организации;
  • для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
  • для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

Порядок продаж
 
Дляприобретенияданного продукта можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы  "1С" 
(списокфранчайзисм. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp), а также в фирму "1С".