Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Вопросов, отвеченных на Линии Консультаций

Количество вопросов, отвеченных на Линии Консультаций

Активных договоров ИТС

Количество действующих договоров ИТС

По материалам сайта фирмы "1С"


Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводстваи документооборотана базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее-"Комплект документов")представляетсобой методику построенияделопроизводстваи документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Комплектдокументовориентированна организации,деятельностькоторых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

  • высокая степень внешнего регулирования;
  • разветвленная организационная структура;
  • сложное взаимодействие подразделений;
  • значительный объем документов, в том числе договорной документации;
  • задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
  • численность персонала - от 60 человек.

Комплектдокументовориентированнадействующеенасегодняшнийдень регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая  как общегосударственныенормативно-методическиедокументыпоорганизации делопроизводства,таки международный стандарт управлениядокументацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007.

Изданиерассчитанонадокументоведов-организаторовдокументационного обеспеченияуправления,перед которыми стоитзадачавнедрениясистемы электронногодокументооборота, специалистовиконсультантоввобласти нормативнойметодологии(регламентации бизнес-процессов,стандартизации документов),специалистов-управленцев,атакжепартнеровфирмы"1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

Назначение продукта

Внедрениекомплектаметодическихматериаловпредваряетавтоматизацию делопроизводства и документооборота.
 
Передтемкакприступитькавтоматизации,необходимоорганизовать делопроизводственныепроцессы,наметитьпланыихразвития,атакже формализоватьтекущую деятельность организации, то естьрегламентировать ее основные бизнес-процессы.

Методика,поставляемаявкомплектедокументов,решаетэтизадачи и позволяетизбежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота-автоматизациинеформализованныхпроцессов.Вэтом случаеавтоматизацияделопроизводстваидокументооборотанеявляется эффективной.

Преимущества использования комплекта документов

  • Позволяетвсжатыесрокиорганизоватьделопроизводствои документооборот без привлечения внешних консультантов.
  • Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.
  • Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
  • Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
  • Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).
  • Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
  • Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
  • Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
  • *  Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
  • Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
  • Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
  • Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес- процессов организации.

Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:

  • сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;
  • сокращения сроков поиска нужной информации;
  • сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;
  • принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;
  • повышения исполнительской дисциплины;
  • оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;
  • снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.

Состав продукта
 
Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми  к  использованиюдокументами и демонстрационнуюинформационную базу.

Комплект документов включает материалы по организации деятельностислужбы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:

  • положение о службе документационного обеспечения управления;
  • должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);
  • положение о делопроизводстве и документообороте;
  • положение о работе с договорной документацией;
  • положение о работе с регламентной документацией;
  • положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Демонстрационнаяинформационнаябаза(демо-база)представляетсобой типовуюмодель организации делопроизводства и документооборота наоснове программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Демо-базаотражаетприменениекомплектадокументовдляорганизации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном  холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:

  • инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;
  • управление инвестиционными проектами;
  • управление строительством, консалтинг;
  • генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;
  • комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.

Вдемо-баземожно проследить все рекомендованные данной методикойэтапы работысразличными видами документов. Показана работа сдокументамив рамках  проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Демо-базасодержитнастроенныешаблоныбизнес-процессовипримеры использованияэтихшаблоновнаосновеконкретныхвидовдокументов, рекомендованныхкиспользованию.Ктакимдокументам  относятсявсе договоры,заведенныевбазу,Определениепроекта"Строительство полнофункциональногоКонтакт-центра", Стандарты качестваобслуживанияв Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов,размещенных  в демо-базе.

Предложеннаявдемо-базеструктура папок раздела"Документыифайлы" справочника"Внутренниедокументы"выстроенаповидамдокументови рекомендованадля организации поиска и хранения внутреннейдокументации. Структурапапоксовпадает с описанием состава документоворганизациив Положении о делопроизводстве и документообороте.

Заполненаноменклатурадел. Например, подписанныедоговорыхранятсяв бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.
 
Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.
 
Демо-база может использоваться:

  • для демонстрации методики специалистам организации;
  • для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
  • для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

Порядок продаж
 
Дляприобретенияданного продукта можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы  "1С" 
(списокфранчайзисм. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp), а также в фирму "1С".