По материалам сайта фирмы "1С"
Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводстваи документооборотана базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее-"Комплект документов")представляетсобой методику построенияделопроизводстваи документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Комплектдокументовориентированна организации,деятельностькоторых частично или полностью отвечает следующим параметрам:
- высокая степень внешнего регулирования;
- разветвленная организационная структура;
- сложное взаимодействие подразделений;
- значительный объем документов, в том числе договорной документации;
- задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
- численность персонала - от 60 человек.
Комплектдокументовориентированнадействующеенасегодняшнийдень регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственныенормативно-методическиедокументыпоорганизации делопроизводства,таки международный стандарт управлениядокументацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007.
Изданиерассчитанонадокументоведов-организаторовдокументационного обеспеченияуправления,перед которыми стоитзадачавнедрениясистемы электронногодокументооборота, специалистовиконсультантоввобласти нормативнойметодологии(регламентации бизнес-процессов,стандартизации документов),специалистов-управленцев,атакжепартнеровфирмы"1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".
Назначение продукта
Внедрениекомплектаметодическихматериаловпредваряетавтоматизацию делопроизводства и документооборота.
Передтемкакприступитькавтоматизации,необходимоорганизовать делопроизводственныепроцессы,наметитьпланыихразвития,атакже формализоватьтекущую деятельность организации, то естьрегламентировать ее основные бизнес-процессы.
Методика,поставляемаявкомплектедокументов,решаетэтизадачи и позволяетизбежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота-автоматизациинеформализованныхпроцессов.Вэтом случаеавтоматизацияделопроизводстваидокументооборотанеявляется эффективной.
Преимущества использования комплекта документов
- Позволяетвсжатыесрокиорганизоватьделопроизводствои документооборот без привлечения внешних консультантов.
- Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.
- Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
- Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
- Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).
- Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
- Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
- Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
- * Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
- Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
- Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
- Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес- процессов организации.
Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:
- сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;
- сокращения сроков поиска нужной информации;
- сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;
- принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;
- повышения исполнительской дисциплины;
- оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;
- снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.
Состав продукта
Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованиюдокументами и демонстрационнуюинформационную базу.
Комплект документов включает материалы по организации деятельностислужбы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:
- положение о службе документационного обеспечения управления;
- должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);
- положение о делопроизводстве и документообороте;
- положение о работе с договорной документацией;
- положение о работе с регламентной документацией;
- положение о работе с организационно-распорядительной документацией.
Демонстрационнаяинформационнаябаза(демо-база)представляетсобой типовуюмодель организации делопроизводства и документооборота наоснове программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Демо-базаотражаетприменениекомплектадокументовдляорганизации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:
- инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;
- управление инвестиционными проектами;
- управление строительством, консалтинг;
- генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;
- комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.
Вдемо-баземожно проследить все рекомендованные данной методикойэтапы работысразличными видами документов. Показана работа сдокументамив рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.
Демо-базасодержитнастроенныешаблоныбизнес-процессовипримеры использованияэтихшаблоновнаосновеконкретныхвидовдокументов, рекомендованныхкиспользованию.Ктакимдокументам относятсявсе договоры,заведенныевбазу,Определениепроекта"Строительство полнофункциональногоКонтакт-центра", Стандарты качестваобслуживанияв Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов,размещенных в демо-базе.
Предложеннаявдемо-базеструктура папок раздела"Документыифайлы" справочника"Внутренниедокументы"выстроенаповидамдокументови рекомендованадля организации поиска и хранения внутреннейдокументации. Структурапапоксовпадает с описанием состава документоворганизациив Положении о делопроизводстве и документообороте.
Заполненаноменклатурадел. Например, подписанныедоговорыхранятсяв бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.
Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.
Демо-база может использоваться:
- для демонстрации методики специалистам организации;
- для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
- для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.
Порядок продаж
Дляприобретенияданного продукта можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы "1С"
(списокфранчайзисм. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp), а также в фирму "1С".
